L’administration fiscale française a décidé depuis le 01 janvier 2018 d’automatiser les contrôles fiscaux des commerçants. Désormais, le contrôle se fait directement à partir des caisses enregistreuses mais pour cela, il faut que ces dernières répondent à une certaine norme dont voici les grandes lignes.
Une caisse enregistreuse certifiée pour faciliter le contrôle fiscal
Selon les nouvelles obligations de l’administration fiscale, « tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel ou d’un système de caisse, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié ».
Afin de se conformer à cette nouvelle réglementation donc, le commerçant a le choix entre 2 types de certification selon le constructeur ou l’éditeur de logiciel. Les constructeurs peuvent en effet passer par des organismes de certification comme l’Association Française de Norrmalisation (ou AFNOR) ou le Laboratoire National Français de métrologie et d’essais (LNE) pour que leurs produits soient validés par les autorités fiscales. La société de certification vérifie ainsi la conformité de la caisse enregistreuse à son cahier des charges et la certification peut s’obtenir uniquement après cet audit. Le certificat peut par conséquent être utilisé pour tous ses clients. C’est le type de certificat idéal pour faciliter le contrôle fiscal.
Le second type de certification quant à lui, peut être qualifié d’auto-attestation. Il est en effet possible pour le constructeur de ne pas passer par une société de certification mais de délivrer lui-même une attestation individuelle à chacun de ses clients. Dans le cas où la caisse enregistreuse ne correspond pas aux exigences de l’administration fiscale et dissimule par exemple une partie de la recette aux moments des contrôles fiscaux, le constructeur et le client (qui appose aussi sa signature sur l’attestation) en partagent la responsabilité et risquent de lourdes sanctions.
Suite à ces nouvelles exigences, les commerçants doivent donc faire attention à la certification de leurs caisses enregistreuses mais aussi au choix du matériel. Comme il en existe plusieurs variétés, comment choisir celle qui convient le mieux à ses activités ?
Choisir sa caisse enregistreuse selon la taille de son entreprise
Outre la certification, le choix d’une caisse enregistreuse dépend aussi de l’envergure de chaque société. Les petits commerces peuvent par exemple se servir d’une petite caisse alpha numérique à touches. Elles sont commercialisées dans les grandes surfaces et elles ont l’avantage d’être peu chères et faciles à entretenir. Elles ne conviennent cependant pas aux fortes affluences et ne permettent pas de fonctionnalités et statistiques poussés.
Pour les PME, la caisse enregistreuse connectée sur tablette est la plus adaptée. Parmi les solutions existantes, on peut citer celles proposées par Skytill, Tactill, ou Tiller System. Si son prix est aussi abordable, il faut toutefois prendre un abonnement pour l’hébergement des données. Ce type de caisse enregistreuse est facile d’utilisation et performante pour les activités des PME.
Installé sur du matériel généralement grand public comme l’ipad, la caisse enregistreuse connectée souffre parfois de l’instabilité de la connexion sans fil et la fragilité du matériel ne permet pas son usage dans un milieu hostile et à grandes affluences comme chez les brasseries. Pour les entreprises de cette envergure, il faut utiliser un Terminal Point de Vente ou TPV. Il s’agit d’une caisse informatique conçue pour les moyennes et grandes entreprises. Robuste et évolutif, le TPV peut être associé à d’autres périphériques comme le monnayeur automatique, la balance, la vidéosurveillance, etc.
Par ailleurs, les TPV nouvelle génération ne ressemblent plus à ceux d’avant. Ils sont beaucoup plus esthétiques, colorés et moins encombrants. Chez Matburo, le TPV Yuno, avec son logiciel LEO2 certifié NF525 par l’AFNOR offre toutes ces options avec un design moderne, très fin. Il est adaptable en fixation murale ou sur mât de fixation.